miércoles, 20 de julio de 2011

Motivación para los empleados de un Cibercafe

La motivación juega un rol fundamental en el negocio, el reto para el dueño es compaginar los intereses de sus empleados con las metas de la empresa. Atrás quedaron las ideas que planteaban que la motivación se inyectaba al trabajador desde afuera, hoy el planteamiento consiste en que todo el mundo tiene una motivación propia y el reto para el dueño es encaminar y compaginar ese factor que motiva al empleado con los objetivos del negocio.
Por lo tanto es primordial que tu sepas que les motiva a tus empleados.  Una vez que conozcas los aspectos que motivas entonces estaras en posición de influir en su desempeño.


Los factores motivacionaes pueden ser categorizados en uno de los cinco escalafones de la pirámide de Maslow. En la cual se plantea de forma gráfica los cinco tipos de factores que motivan al individuo. Un tema fundamental de esta teoría es que  una vez cubiertas las las necesidades inferiores de la pirámide, esta ya no funciona como un motivador, sino que es necesario aplicar el sigueinte escalón para lograr un cambio en el comportamiento.
Imagen de wikipedia (Pirámide de Maslow)

La misma teoria implica que una falta de cumplimiento por parte del dueño hacia los empleados en los factores inferiores de la pirámide demotivarian a sus empleados. Por ejemplo tomando el extremo, piense en un trabajo donde no le ofrecen un lugar para ir al baño, usted llega, trabja toda su jornada y si necesita ir al baño se aguanta. Si su empleado esta acostumbrado a que en todos sus trabajos ha tenido a su alcance un sanitario, las condiciones que usted le ofrece le pareceran inferiores, se sentira a disgusto y bajará su desempeño.

Es decir, los niveles de satisfaccion son relativos y estan  definidos por el mercado de trabajo, si todos los demás negocios de la ciudad proveen diez días de vacaciones y usted es el único que ofrece a sus empleados seis días y quiere plantear a sus subordinados que el mejor empleado del mes tendrá cuatro días más de vacaciones. Entonces la respuesta que tendrá no será la más apropiada, los empleados podrían sentirse engañados y participar con apatía en sus programas de recompensas.

En resumen, los beneficios de los empleados que se dan de facto en su ciudad no son apropiados  como un argumento para motivar a su personal. Para motivarlos debe utilizar aquellos beneficios que son extraordinarios y  trabajar en los sigueintes elementos:
  1. Reconocimiento,
  2. Responsabilidad,
  3. Logro,
  4. Interés por el trabajo y
  5. Promoción.

Reconocimiento
El reconocimiento se refiere a que es más productivo reconocer una tarea bien hecha que castigar una conducta indeseable.  Una práctica común que puedes encontrar en McDonald’s es un sistema de jerarquía en el que los empleados portan un distintivo sobre la placa de su nombre el cual indica una capacidad que la empresa quiere enfatizar.

Responsabilidad
La responsabilidad sirve como motivador ya que todos necesitamos la oportunidad de sentir que tenemos algo de autoridad o control sobre nuestro trabajo, y satisface el concepto de “hacer suyo” el lugar de trabajo. Permite a los empleados tomar decisiones, define un límite monetario sobre lo que pueden decidir, por ejemplo si no excede doscientos pesos, resuélvelo tú. De esta forma la cantidad de intervenciones de tu parte disminuirá dejándote más tiempo para ti y el encargado sentirá mayor responsabilidad lo que se traducirá en un mejor desempeño.

 
Logro
Para poder utilizar los logros como factor motivacional, estos deben ser definidos de manera que sean medibles, que presenten un reto para el individuo y que sean alcanzables.  Lo más común es una meta en ventas, pero existen varios otros como numero de ventas en el mes, puntualidad, manejo de quejas etc.  Lo más importante es que sean planteados con antelación, antes de comenzar el mes de la evaluación se deben fijar las metas, como serán medidas y que día de la semana se revisará el avance. Este último punto es crucial ya que si no hay revisiones semanales, el objetivo podrá caer en el olvido y al finalizar el mes no será alcanzado exitosamente  lo que creara frustración para ti y para tu empleado.


Interés por el trabajo
Para utilizar el interés por el trabajo como motivador se deben hacer énfasis en encaminar los intereses personales del trabajador hacia las tareas del negocio. Es común que los empleados del cibercafé vean su trabajo como temporal, ya sea como un escalón hacia algo más retador o como un trabajo que les permite utilizar sus conocimientos técnicos. En los dos casos un planteamiento útil será que este trabajo servirá como base para uno mejor en el futuro y que el éxito del mismo estará relacionado con la experiencia y capacidades que adquiera.

Promoción La Promoción es difícil de lograr en negocios pequeños donde la jerarquía por lo regular es de uno o dos peldaños. Es decir en un negocio de tres empleados es difícil hablar de una promoción para el dependiente ya que el siguiente puesto es el del dueño. Pero no está de más mantener la puerta abierta para si las cosas van bien abrir otra sucursal y generar una posición de coordinador o gerente de sucursal.

Comprando un Internet Café

Comprar un Ciber Cafe ya funcionando y con clientela puede ser buena idea, sólo debes tener encuenta que básicamente existen tres razones por las que una persona vendería su negocio, éstas son:
  1. El dueño no está haciendo dinero suficiente con el negocio
  2. Existe una razón personal para venderlo
  3. El vendedor sabe que se acercan tiempos malos
 
Cualquiera de las tres razones no constituye un motivo por sí solo para aceptar o rechazar el negocio, pero es bueno conocer la razón verdadera para saber si puedes lidiar con el problema o si el precio que estás pagando por el negocio es justo.  Para lograrlo, estas son algunas de las preguntas que debes hacer:
 
  1. El negocio en cuestión es rentable? Pregunta por los estados de resultados de los últimos años. Es más seguro comprar un negocio rentable que uno con pérdidas.
  2. Si el negocio presenta pérdidas La sigueinte pregunta es para ti. ¿Tienes el conocimiento, el capital y la experiencia para hacerlo rentable?
  3. ¿El negocio se encuentra en una ubicación que quieres para tu negocio y el dueño del local en caso de que sea rentado está dispuesto a aceptarte?
  4. ¿El negocio tiene buena fama?
  5. ¿Tienes manera de retener al personal calificado que labora en él?
  6. ¿El dueño actual tiene una buena reputación ante sus proveedores? Podría ser que si es un cliente moroso esto te traiga problemas, aun ellos sabiendo que el negocio ahora pertenece a otra persona. ¿Los inventarios están en buenas condiciones?
  7. ¿Vale el precio que estás pagando por el negocio? Usualmente un negocio se puede vender por 10 veces las utilidades anuales a menos de que el valor de los equipos exceda este monto entonces se puede aplicar al valor de los equipos mas un porcentaje.
Finalmente e independientemente de las respuestas a las preguntas anteriores, es deseable pedir lo siguiente al momento de negociar la compra:
 
  1. Que la persona que vende se comprometa a NO abrir una tienda del mismo giro dentro de un plazo determinado y una cierta zona en la ciudad, a fin de que no represente competencia directa para tu nuevo negocio.
  2. Que el vendedor te otorgue un plazo de prueba definiendo un ingreso mínimo prometido. Si el vendedor te dice que el cibercafé que estás comprando tiene ventas de $100 pesos al mes, deberías negociar una cláusula que indique que si no vende al menos $80 pesos el primer mes, te devuelven tu dinero, o puedes condicionar una parte del pago a que las ventas del primer mes alcancen un nivel cercano a lo prometido.
  3. Que el vendedor te pueda demostrar que es dueño de los ativos que te estan vendiendo. Este punto es obvio para el mobiliario y los equipos, pero se vuelve ambiguo al abordar las licencias de software. Asegurate de no pagar por licencias piratas.

martes, 19 de julio de 2011

Mobiliario para cibercafe

Si estás buscando diseñar tu propio mobiliario, puedes utilizar como herramienta la siguiente página: http://www.ergotron.com/tabid/305/language/es-ES/default.aspx Con esta herramienta podrás ver las dimensiones recomendadas para la altura del escritorio, la silla, el monitor y el teclado. Las siguientes dos imágenes copiadas de la herramienta te muestran dos medidas para personas que miden 1.65cm y personas que miden 1.80cm.



Si buscas que tus clientes esten lo mas comodo posible, entonces pasaran mas tiempo en tu cibercafe, de lo contrario, despues de estar sentados en tu cibercafé durante una hora podrian sentir que su mano se les entume porque el teclado esta muy abajo o muy arriba. Si esto ocurriera lo mas probable es que se retirarian de inmediato. Lo mismo pasa con las sillas, si son incomodas harán que tus clientes se queden menos tiempo en el cibercafé.

Las sigueintes recomendaciones ayduaran a incrementar el tiempo de su estadia:

· La línea central del teclado debe estar al mismo nivel que la altura de los codos.

· Ajusta la altura del monitor de modo que la parte superior de la pantalla esté al mismo nivel del ojo o justo por debajo. Los ojos de tus clientes deben mirar ligeramente hacia abajo cuando esté mirando al centro de la pantalla.

· Coloqua el monitor a una distancia del almenos 50cm (20 pulgadas) de sus ojos. Una regla general adecuada es la longitud del brazo.

· Ajusta la posición de la pantalla para eliminar el reflejo de los cristales y las luces del techo.

· Si las condiciones de la iluminación lo permiten, inclina el monitor 10º a 20º hacia atrás. De esta forma se mantiene la misma distancia entre sus ojos y la pantalla cuando la mira de arriba abajo.

· Incline el teclado 10º hacia atrás, de tal forma que sus muñecas estén en posición plana.

· Excepción: Para los casos de personas que utilizan gafas bifocales, neceistaras bajar el monitor por debajo del nivel de los ojos y girar la pantalla hacia arriba, inclinándola de 30º a 45º hacia atrás.



El siguiente punto es el espacio entre una estacion y otra. Este tema es mas psicologico que fisico y en el intervienen las diferencias culturales, por ejemplo los ingleses se sientan mas cerca cuando conversan que los franceses, pero los holandeses necesitan mas distancia. Para nuestro cibercafe utilizar el espacio personal, definido entre 46cm y 1.20m, es lo mas acertado. Menos de 46cm entre hombro y hombro de tus clientes provocará incomodidad.

El ultimo punto es la privacidad de los usuarios la cual por limitaciones de esapcio no siempre se puede garantizar. Las cabinas cerradas son preferidas por algunos usuarios

Iluminación de un Internet Café

La iluminación de un Cybercafe es tan importante como las computadoras, la red y el mobiliario. Para darte un ejemplo, sólo imagina un bar con música excelente, magnificas bebidas, atendido por meseras hermosas y para arruinar el ambiente: iluminado con lámparas fluorescentes de oficina. Patético ¿no? Lo mismo podría pasara con tu cibercafé, lo bueno es que las soluciones a este problema son mas económicas que cambiar los CPUs, las sillas o los monitores.

El tema de la iluminación es muy extenso, puedes hablar de la temperatura de la luz, de los aspectos psicologicos de la iluminación o simplemente puedes abordarlo de la manera práctica para atacar los problemas más comúnes y molestos. Nuestro objetivo es que el usuario este cómodo y pase el mayor tiempo posible en nuestro Internet Café.



El problema más común con la iluminación es el reflejo. La luz de tus lámparas especialmente en las noches pueden ocasionar un reflejo molesto en la pantalla, este reflejo producirá cansancio en los ojos de tus clientes, los cuales se fatigaran más pronto y se marcharan de tu local antes de tiempo.

Para evitar este problema el primer paso es detectar si existe:

1.       Siendo de noche, con los monitores apagados  y las luces encendidas siéntate en cada computadora y observa si las luces son molestas. Si tienes un espejo del tamaño de la pantalla puedes sobreponerlo sobre la pantalla de la computadora, de esta forma la luz se reflejará en el espejo y podrás notar más fácilmente si existe un problema.

2.       Si tienes múltiples fuentes de luz, utiliza una hoja oscura para tapar cada una de las lámparas como se muestra en la figura y encuentra cual es la que está causando el reflejo.

3.       En el día realiza la misma prueba, pero en lugar de buscar si las lámparas te molestan, busca si el sol es el causante del reflejo.

En caso de que hayas encontrado que si puede existir un problema con el reflejo causado ya sea por el sol o por las lámparas de tu negocio, puedes hacer lo siguiente:

1.       Si puedes, cambia las lámparas. Es mejor utilizar varias fuentes pequeñas de luz en lugar de una sola fuente grande.

2.       Para disminuir el reflejo cubre los focos con algún tipo de pantalla.

3.       Mueve las computadoras  para evitar el reflejo.

Las soluciones como puedes ver son muy sencillas, pero debes asegurarte de que todas tus computadoras ofrezcan las mismas comodidades para que tus clientes  pasen más tiempo en tu cibercafé.

sábado, 16 de julio de 2011

Adelantate a las quejas

No asumas que tus clientes están felices sólo porque no se quejan. Esperar a que surjan las quejas de manera reactiva, aunque es efectivo no es lo más apropiado. Otra forma de conocer los niveles de servicio es realizando “mistery shopping”. Para hacerlo de forma facil y económica, pide a un amigo que visite el local a una hora que no te encuentres, y que evalúe el desempeño del empleado que atiende el lugar. Procura darle los puntos que te interesa evaluar y que los califique en una escala de 1 al 5 o en su defecto  "pesimo, malo, aceptable, bueno, excelente".

Para operaciones más complejas puedes recurrir a un consejo de clientes. Aunque suena pomposo, muy seguramente ya lo has hecho. Debes recordar alguna ocasión donde tú y un par de tus clientes más asiduos comentaron alguno de los problemas de tu cibercafé y sus posibles soluciones. Esa fue una junta informal de un consejo de clientes. Tú les presentaste un problema y ellos te dieron su opinión como clientes de las posibles soluciones. Lo que necesitas es hacerlo de manera sistemática, tal vez reunirlos todos los viernes durante media hora en la que entre otros temas platican sobre un par de problemas que enfrentas de tu negocio.

El objetivo es medir regularmente la calidad del servicio de tu negocio de tal forma que puedas comparar una medición con otra y observar si hay mejoras o áreas de oportunidad.

Horario de un cibercafe

Cuando hablas de horarios, esta es la primera recomendación de las personas que tienen un cibercafé:  "Ten un horario amplio, abre temprano y cierra hasta tarde" Y funciona pero  aquí es donde el planteamiento de ser un policía y no un empleado se pone a prueba.

Si abres a las 8:00 AM y cierras a las 10:00 PM, no podrás atender tú solo todo el turno y seguramente si lo haces serás más desdichado que si trabajaras de empleado para otra persona. Insisto, trabaja en los procesos para que el negocio fluya sin ti.



El tema del horario amplio es muy simple; abres mas tienes un mayor ingreso ya que las PCs están ahí y la renta del local es la misma si abres cuatro horas o si abres doce horas.
El reto es decidir si es rentable contratar una persona extra para que atienda el Internet Café en un horario más amplio. La gráfica de abajo te muestra dos escenarios el primero en azul es de un Cibercafe que abre 16 horas al día de 8:00am a 12:00am.

El Dueño del negocio al ver esto decide probar acortando el horario y abre sólo 12 horas de 8:00am a 9:00pm. Al hacer esto el elimina uno de sus empleados y reduce el gasto en nomina. Pero qué pasa con su clientela, las ventas se ven afectadas no sólo en las horas que cierra sino en todo el ciclo. Porque hay personas que no les gusta que las corran del local, así que al cerrar a las 9:00pm, no sólo perdió a los clientes que iban de 9:00pm a 11:00pm. Sino también aquellos que iban de 7:00 a 9:30 o de 8:00 a 9:15 y lo mismo paso con los clientes que lo visitaban temprano por la mañana. Así que el dueño del cafe internet simplemente dejo correr un mes con el nuevo horario y al final hizo cuentas. Calculó las horas de ingreso que había perdido contra el sueldo del empleado y el proporcional de los servicios de electricidad incluyendo el aire acondicionado y tomó su decisión. Es importante recalcar que el negocio vive de utilidades, no de ventas. Así que el dueño busco maximizar sus utilidades reduciendo los costos y enfocándose en los horarios de mayor ingreso.

¿Pero cuál es la excepción a la regla? ¿Cuándo debes abrir las 24horas aun cuando la diferencia en utilidad no sea significativa? La respuesta es: "cuando tu competencia te lo exija" Abrir 24 hrs o tener un horario amplio es un valor agregado que les ofreces a tus clientes. Cuando tienes el único Cybercafe en el pueblo, tus clientes podrían esperar hasta que abras. Pero si el pueblo está lleno de Cibercafes y tu eres el único que no abre 24hrs; los clientes no te esperaran y es posible que los pierdas aun en el horario que si atiendes al público.

 
Aun y cuando tú seas el dueño, siempre es el mercado quien dicta las reglas.

Servidor Proxy, Firewall y otras monerías

Cuando se trata de decidir acerca de aplicaciones de seguridad o la complegidad de la red o los sistemas, hay un acronimo anglosajon que resume la idea:  "KISS"  o extendido “keep it simple stupid  (Mantenlo sencillo). Esto es un cibercafé no un laboratorio de alta seguridad.  Lo malo es que a veces se nos olvida e implementamos sistemas que van en contra de la rentabilidad del negocio sólo porque tecnologicamente suena coherente o atractivo.

Por ejemplo para el caso del contrafuegos, Si pagas por las licencias del firewall (Contrafuegos), esto  te afectará en tus ganancias más de lo que te podría afectar el remoto caso de estar dos días enteros fuera de servicio porque un virus afecto a todos tus equipos. Si eres tú el experto en sistemas y piesnas configurar la red LAN de tu cibercafe,  detente antes de efectuar el gasto y piensa en tu cibercafé como un negocio y no como un lugar donde podrás aplicar todos tus conocimientos. No porque seas el mejor cirujano, debes abrirle la panza a todo el que quiera consultar contigo. A veces un par de aspirinas serán suficientes.  Lo mismo aplica si estas contratando a algún consultor que quiere deslumbrarte con sus conocimientos técnicos, pregúntale si la solución que te plantea es la opción más rentable o que te diga que sería lo peor que podría pasar si no instalas ese costoso software o equipo que te sugiere. Si no quedas convencido con la respuesta acude con otro especialista y no te fíes de tu sobrino que se acaba de graduar de ingeniero en sistemas, su ansiedad por demostrarle al mundo que puede manejar casos complicados podría hacerte gastar más de lo que deberías.

Por ejemplo si tu proveedor de internet no te ofrece una solución de filtrado de contenido, antes de pensar en instalar un equipo dedicado, evalua la posibilidad de utilizar el DNS de www.opendns.com Es una solución gratuita y bastante flexible. 

En resumen apuesta por la rentabilidad del negocio antes de decidir por tener instalado sisitemas de última tecnología.

miércoles, 13 de julio de 2011

Red del Internet Café

Al momento de instalar la red LAN para las computadoras, te podría pasar por la cabeza conectarlas de forma inalámbrica. Esta no es una buena opción para los equipos fijos, si tienes oportunida de cablear, mejor hazlo y te evitaras muchos problemas.

Utiliza la opción de red inalámbrica WiFi sólo para tus clientes que lleven su computadora portátil, aunque tambien es deseable que ellos tengan la opción de conectarse a la red por cable.
 
 
Para las computadoras fijas utiliza red alambrica; es mucho más estable. La teoría dice que la red inalámbrica  no debería fallar por interferencia de otros aparatos eléctricos, pero en la práctica así sucede y el desempeño de la velocidad para trasferencia de datos es pobre y los equipos se desconectan y conectan con frecuencia, lo que puede ocasiona que algunos usuarios que utilizan en Messenger o las páginas con formularios pierdan la conexión y deban comenzar de nuevo. Al final estos problemas hacen que pierdas clientes, porque a ningun cliente le gusta hacer retrabajos debido a una mala conexión a Internet.
 
 
Adicional al problema de la desconexión, el audio y el video son más estables con una conexión por cable. La calidad del sonido y del audio son superiores por cable.

El problema con la red inalámbrica es que tú no controlas el espacio, el aire o el medio a trevés del cual se propaga la señal de tu equipo inalámbrico y aunque puede ser que seas una persona muy ordenada y que segmentes tus computadoras con varios equipos inalámbricos configurados en diferentes canales para evitar interferencia. Puede ser que tus vecinos no sean tan ordenados y tengan algunos canales saturados. Cambiarte de canal soluciona el problema, pero no cuando se trata de equipos que provocan interferencia, como motores, microondas o radios de onda corta.
 
 
Desgraciadamente no tienes control sobre los equipos de tus vecinos, ya sean equipos de telecomunicaciones o simplemente hornos viejos de microondas que generan interferencia. Pero puedes tener el control con una red ethernet alambrica. Definitivamente, con la red alambrica tienes mas control, incluso una red de 10Mbps con un switch puede ser mejor que una de 50Mbps inalámbrica.
 
 
Lo anterior No significa que no debas tengas una red inalámbrica, es conveniente tenerla para los clientes que llegan con sus computadoras portátiles, pero no debe ser la red principal.